4 conseils pour mieux gérer vos appels professionnel

4 conseils pour mieux gérer vos appels professionnel

En entreprise, une bonne gestion des communications externes est indispensable pour convaincre les clients de la bonne qualité des services, pour les fidéliser ou leur proposer un suivi régulier des prestations. Pour cela, il faut accorder une attention particulière à l’usage professionnel du téléphone.

En effet, qu’il s’agisse de négocier, de fournir des informations ou plus simplement de contacter des personnes extérieures à l’entreprise, il est important d’avoir les bons réflexes pour gérer au mieux les appels professionnels. Voici 4 conseils pour vous permettre de réussir cet exercice.

Bien réussir le début de la conversation pour mieux orienter la suite des échanges
Les premières impressions sont souvent celles qui restent. Pensez donc dès le début de la conversation, à laisser la meilleure impression possible afin d’établir une bonne ambiance dans la suite des échanges. Commencez par une courte salutation et une brève introduction pour lui laisser le temps de s’exprimer ensuite et prenez la peine d’appeler votre interlocuteur par son nom tout au long de l’entretien.

Durant tout le temps que dure votre conversation, il est nécessaire de montrer à votre interlocuteur que vous êtes disposé à apporter des réponses à ses préoccupations.

À la fin de votre conversation, faites le point des accords et demandez à votre interlocuteur s’il reste des points non traités. Ne finissez jamais une conversation sans le remercier.

Faire preuve d’écoute active

Bien gérer ses appels professionnels passe nécessairement par une très bonne qualité d’écoute. Prenez la peine de le laisser finir de s’exprimer avant de prendre la parole. Cependant, pendant que votre interlocuteur parle, lui montrer que vous l’écoutez le rassurera. Ainsi, sans l’interrompre, marquez votre présence avec des petits « oui », « d’accord », « tout à fait ». Cela le motivera à s’exprimer sans complexe.

Ajustez votre voix

Parce que votre interlocuteur ne peut vous voir pendant un appel téléphonique, la voix est le seul élément qui lui permet de se faire une idée de vos émotions. Il est donc important d’adopter une position adéquate pour renforcer la portée de votre voix. Tenez-vous donc bien droit et prenez la peine de sourire et de prendre des intonations convenables sans choquer votre interlocuteur.

Quelques bons réflexes

Quel que soit votre interlocuteur, la politesse est de rigueur lors d’échanges professionnels. Employez autant que possible des phrases affirmatives et le présent. Le futur, la négation, et les mots à connotation négative (problème, difficultés, etc.) sont à éviter. Enfin, évitez tout jugement personnel et prenez la peine de fermer les portes, les fenêtres afin de travailler dans un environnement calme.

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