Comment organiser une réunion vidéo à plusieurs ?

Comment organiser une réunion vidéo à plusieurs ?

Pour mener à bien une réunion vidéo, il est essentiel de bien vous préparer. Vous voulez connaître la meilleure manière de procéder dans le but d’organiser une réunion vidéo à plusieurs ? Voici quelques conseils.

Une réunion vidéo en ligne, qu’est ce que cela implique ?

De nos jours, les grandes entreprises disposent de nombreux bureaux, employés et clients aux quatre coins du monde. Mais grâce aux nouvelles technologies, il n’y a plus de limite géographique. Les différents moyens, tels que les services de visioconference, sont actuellement très répandus et deviennent courants dans le mode de communication quotidien. Contrairement à la conversation téléphonique, la conférence vidéo en temps réel permet à tous les intervenants de voir les expressions du visage de chacun, de découvrir leur langage corporel. Cela confère donc à la vidéoconférence une touche plus animée et personnelle. Les attentes pour les réunions en ligne restent toutefois les même que celles des réunions traditionnelles. Seulement, les participants doivent utiliser un logiciel de visioconférence haute définition afin d’obtenir un son et des images de meilleure qualité.

Pour que tous les participants aient l’impression d’être dans la même pièce

Pour une bonne organisation, il faut dans un premier temps connaître le type de réunion, son opportunité et son objet. Sachez que les réunions vidéo en ligne peuvent être organisées à n’importe quel moment. Pour être prêt, sachez quelles données vous devrez envoyer aux personnes concernées (informations sur la salle de réunion, les documents de référence, etc.). Vous devez ensuite vous familiariser avec le logiciel ainsi que les outils fournis. Veuillez vérifier votre équipement et demandez aussi à tous les participants de faire de même. Entre autres, assurez-vous d’avoir sélectionné le meilleur angle pour votre caméra, l’éclairage adéquat et la distance idéale pour le micro. N’oubliez pas d’établir l’ordre du jour et de l’envoyer à tous les invités. Enfin, pendant la réunion, soyez toujours concis et direct. Votre conversation doit alors porter sur un sujet précis et non pas dévier sur des considérations généralistes.

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