Réunion de travail : les 7 erreurs à éviter ?

Réunion de travail : les 7 erreurs à éviter ?

Vous êtes chef d’entreprise et réunissez vos principaux collaborateurs régulièrement pour des réunions de travail ? Voici 7 principales erreurs à éviter afin que ces temps de rencontre soient un agréable moment passés entre vous et non pas vécus comme une véritable corvée.

1 – Choisissez un horaire adapté

Ne programmez pas une réunion de travail tard le soir, un vendredi vers 17 heures alors que vos collaborateurs souhaitent terminer rapidement leurs tâches et partir en week-end, ou encore, ne fixez pas votre réunion dès le lundi matin 9 heures, la plupart ne se remettent que progressivement au travail en début de semaine. Sélectionnez plutôt un horaire qui permet de créer de bonnes conditions de participation et une bonne ambiance de travail.

2 – Préparez vos réunions de travail

De façon à rendre attractives vos réunions de travail et à gagner du temps, adressez à l’avance à vos collaborateurs un ordre du jour. Énoncez clairement les points que vous souhaitez aborder, n’hésitez pas à ajouter quelques idées qui vous tiennent à cœur. En écrivant clairement vos questions à traiter, vous permettez à chaque participant de réfléchir en amont et peut-être même de discuter entre collaborateurs des questions posées.

3 – Fixez une heure finale de réunion

Avant chaque réunion de travail, en fonction des sujets à traiter, fixez l’heure de la fin de votre séance. Essayez de vous y tenir. Vos collaborateurs ont un emploi de temps chargé, montrez-leur que vous le savez et en tenez compte. Retenez qu’après une heure de concentration, vos collaborateurs commencent à réduire leur attention. Ils seront moins attentifs, en conséquence, mieux vaut les retenir moins longtemps et obtenir une meilleure écoute.

4 – Soignez la présentation de vos supports

Les logiciels PowerPoint et Excel sont actuellement les supports les plus utilisés au cours des réunions de travail. Si leurs contenus permettent d’illustrer vos propos, veillez malgré tout à ce que chaque présentation soit facile et rapide à regarder. Pour une meilleure compréhension ne les surchargez pas.

5 – Veillez à conserver une bonne ambiance avec vos collaborateurs

Lorsqu’un travail ou un projet s’est mal passé, qu’un résultat n’est pas bon, essayez de rechercher ensemble des solutions plutôt que de tenter de connaître qu’elle est la raison de l’échec. Dans ce genre de situation, chacun a tendance à reverser la faute sur l’autre ce qui ne résout nullement le problème. Favorisez le dialogue, les échanges constructifs afin de trouver la meilleure issue.

6 – Faites appel à un traiteur pour créer une ambiance chaleureuse

Vous prévoyez que le temps de votre réunion de travail va s’étendre sur la pause déjeuner de vos collaborateurs. Pourquoi ne prévoyez-vous pas de faire appel à un traiteur ? Les plats proposés sont divers, gastronomiques, diététiques… Il y en a pour tous les goûts et tous les prix. Nombreux sont les traiteurs qui assurent la livraison gracieusement. En faisant appel à un traiteur, vous êtes assuré d’une certaine tranquillité d’esprit et offrez à vos collaborateurs un temps de détente assuré.

7 – Ne bâclez pas la conclusion

À la fin de votre réunion de travail, ne vous contentez pas de demander si vos collaborateurs ont encore des questions à poser. Ayez un esprit de synthèse. Résumez les points essentiels abordés, les décisions prises et celles pour lesquelles aucune solution n’a pu être trouvée et indiquez que vous comptez bien y revenir à la prochaine réunion. En quelques mots, mentionnez ainsi combien la réunion à laquelle vous aviez convié vos collaborateurs était importante.

 

Comments are closed.